Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Advocatenkantoor Quindt B.V., mede handelend onder de namen Letseldirect Advocaten, Letseldirect en Zuid Letselschade, hierna: “Letseldirect”, “het kantoor” of “wij”, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Advocatenkantoor Quindt B.V. is gevestigd aan de Jan Campertstraat 9, 6416 SG Heerlen en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 78565391.

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

E-mail: info@letseldirect.nl
Telefoon: 085-0606999

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op personen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• cliënten en potentiële cliënten;
• personen die een intake bij ons indienen;
• wederpartijen en andere personen die bij een dossier betrokken zijn;
• vertegenwoordigers, belangenbehartigers en contactpersonen;
• bezoekers van onze websites;
• personen die telefonisch, schriftelijk of digitaal met ons communiceren;
• sollicitanten;
• leveranciers en zakelijke relaties;
• bezoekers van ons kantoor en deelnemers aan bijeenkomsten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons en de aard van de zaak kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres en woonplaats;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• geslacht, voor zover relevant;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• identificatiegegevens;
• BSN, voor zover verwerking daarvan wettelijk is toegestaan;
• bank- en betaalgegevens;
• gegevens over werk, inkomen, opleiding en financiële situatie;
• gegevens over schade, verzekeringen en aansprakelijkheid;
• correspondentie, dossierstukken en andere door of over u verstrekte informatie;
• gegevens over het gebruik van onze websites, waaronder IP-adres, apparaat- en cookiegegevens;
• overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of die u zelf aan ons verstrekt.

4. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens

Bij onze dienstverlening, in het bijzonder bij letselschadezaken en medische aansprakelijkheidszaken, verwerken wij regelmatig gezondheidsgegevens.

Hieronder kunnen onder meer vallen:

• medische dossiers;
• medische correspondentie;
• diagnoses en informatie over behandelingen;
• informatie over lichamelijk of psychisch letsel;
• medische rapportages en adviezen;
• informatie over beperkingen, herstel en prognose.

Afhankelijk van de zaak kunnen wij daarnaast andere bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens verwerken.

Wij verwerken dergelijke gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, voor zover van toepassing, aan de aanvullende eisen voor verwerking van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens is voldaan.

Als advocatenkantoor zijn wij daarnaast gebonden aan wettelijke en beroepsrechtelijke geheimhoudingsverplichtingen.

5. Identiteitsgegevens en BSN

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij cliënten vragen zich te identificeren. Indien dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, kunnen wij identificatiegegevens of een kopie van een identiteitsdocument verwerken.

Wij verwerken een BSN uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Een BSN kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn bij aanvragen in het kader van gefinancierde rechtsbijstand bij de Raad voor Rechtsbijstand.

Wij beperken het gebruik van identificatiegegevens en het BSN tot de doeleinden waarvoor deze gegevens rechtmatig mogen worden verwerkt.

6. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens onder meer:

• rechtstreeks van u;
• via intake- en contactformulieren;
• via een vertegenwoordiger of gemachtigde;
• van zorgverleners;
• van medisch adviseurs en deskundigen;
• van verzekeraars;
• van wederpartijen en hun belangenbehartigers;
• van werkgevers en andere bij de zaak betrokken partijen;
• van de Raad voor Rechtsbijstand en andere overheidsinstanties;
• uit openbare registers en openbare bronnen;
• via onze websites en digitale communicatiemiddelen;
• van andere organisaties wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

7. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor:

• het beoordelen of wij een zaak in behandeling kunnen nemen;
• het uitvoeren van overeenkomsten van opdracht;
• het verlenen van juridische bijstand;
• het behandelen en beheren van dossiers;
• het onderzoeken, vaststellen en verhalen van schade;
• communicatie met cliënten en andere betrokkenen;
• het aanvragen en uitvoeren van gefinancierde rechtsbijstand;
• het inschakelen van medisch adviseurs, deskundigen en andere dienstverleners;
• financiële administratie, facturatie en betalingen;
• kwaliteitsbewaking en verbetering van onze dienstverlening;
• beveiliging van onze systemen en gegevens;
• het maken en beheren van back-ups;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het voldoen aan wettelijke, fiscale, beroepsrechtelijke en toezichthoudende verplichtingen;
• het beheren, beveiligen en verbeteren van onze websites en digitale systemen;
• werving en selectie van medewerkers.

8. Grondslagen voor verwerking

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op één of meer van de volgende grondslagen:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten daarvan;
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons of van een derde;
• u heeft toestemming gegeven;
• de verwerking is anderszins op grond van de wet toegestaan.

Voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, passen wij daarnaast een toepasselijke wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod toe.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming in beginsel op ieder moment intrekken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die daarvoor hebben plaatsgevonden.

9. Digitale systemen en softwareleveranciers

Wij maken voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering gebruik van digitale systemen, software, cloudoplossingen en externe IT-dienstverleners.

Daaronder vallen onder meer:

• Microsoft 365;
• Airtable;
• Make;
• Fillout;
• TimelinesAI;
• Stripe;
• PandaDoc;
• Google Workspace, waaronder Google Docs en Google Drive;
• Softr;
• Gravity Forms;
• onze IT- en hostingdienstverleners.

Deze systemen worden afhankelijk van hun functie gebruikt voor onder meer communicatie, CRM, dossierbeheer, formulieren, documentverwerking, automatisering, elektronische ondertekening, betalingen, gegevensopslag en back-ups.

Niet iedere leverancier ontvangt dezelfde gegevens. Welke persoonsgegevens worden verwerkt is afhankelijk van de functie waarvoor de betreffende dienst wordt gebruikt.

Wij kunnen leveranciers of systemen wijzigen, vervangen of toevoegen. Wij beoordelen daarbij welke privacy-, vertrouwelijkheids- en beveiligingswaarborgen noodzakelijk zijn.

10. Kunstmatige intelligentie

Wij maken bij onze dienstverlening gebruik van kunstmatige intelligentie (“AI”) en software waarin AI-functionaliteiten zijn geïntegreerd.

Voor juridisch en dossiergerelateerd gebruik maken wij onder meer gebruik van:

• Zeno Law;
• ChatGPT Business van OpenAI;
• zakelijke diensten van Anthropic/Claude.

AI kan onder meer worden ingezet voor:

• het analyseren en structureren van informatie;
• het ordenen en samenvatten van dossierstukken;
• het analyseren van documenten en medische informatie;
• juridisch onderzoek;
• het voorbereiden en opstellen van teksten, correspondentie en juridische stukken;
• het controleren en verbeteren van teksten;
• ondersteuning van administratieve en interne werkprocessen.

Afhankelijk van de toepassing kunnen daarbij persoonsgegevens, vertrouwelijke cliëntinformatie en bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, worden verwerkt.

Voor de verwerking van vertrouwelijke cliëntinformatie gebruiken wij uitsluitend AI-omgevingen die door het kantoor voor zakelijk gebruik zijn geselecteerd en waarvoor wij passende waarborgen verlangen ten aanzien van vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking.

De door ons gebruikte zakelijke AI-diensten zijn zo gekozen en ingericht dat cliëntgegevens niet voor algemene training van de onderliggende AI-modellen worden gebruikt, voor zover dit voortvloeit uit de voor ons toepasselijke dienst, instellingen en contractuele voorwaarden.

Wij beperken de gegevens die via AI worden verwerkt zoveel mogelijk tot hetgeen voor het betreffende doel noodzakelijk is.

AI wordt uitsluitend als hulpmiddel gebruikt. Wij laten AI niet zelfstandig beslissen over de juridische beoordeling, acceptatie of beëindiging van een zaak, aansprakelijkheid, de hoogte van een schadevergoeding of andere beslissingen die de cliënt in aanmerkelijke mate treffen.

De advocaat of behandelaar blijft verantwoordelijk voor de juridische dienstverlening en voor de uiteindelijke beoordeling van de zaak.

Een cliënt die bezwaar heeft tegen het gebruik van AI bij zijn of haar dossier kan dit kenbaar maken via info@letseldirect.nl. Wij zullen een dergelijk bezwaar in beginsel respecteren. Een bezwaar tegen AI betekent niet dat een dossier zonder reguliere digitale systemen, cloudsoftware of automatisering kan worden behandeld.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, waaronder AI.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan of verwerkt door onder meer:

• advocaten en andere juridische dienstverleners;
• medisch adviseurs;
• medische en andere deskundigen;
• zorgverleners;
• verzekeraars;
• wederpartijen en hun belangenbehartigers;
• rechtbanken en andere gerechtelijke instanties;
• deurwaarders;
• de Raad voor Rechtsbijstand;
• overheidsinstanties en toezichthouders;
• accountants en administratieve dienstverleners;
• IT-, hosting-, software- en cloudleveranciers;
• leveranciers van AI-diensten;
• betaaldienstverleners;
• leveranciers van elektronische ondertekening en documentverwerking;
• auditors in het kader van kwaliteitscontroles;
• andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van een zaak of wanneer wij wettelijk verplicht of bevoegd zijn gegevens te verstrekken.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wanneer een partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, treffen wij waar de AVG dit vereist passende contractuele afspraken, waaronder een verwerkersovereenkomst.

13. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van onze software-, cloud- en AI-dienstverleners is internationaal actief. Hierdoor kan het voorkomen dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) worden verwerkt of vanuit een land buiten de EER toegankelijk zijn.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat voor die doorgifte een geldige doorgiftegrondslag bestaat en dat, waar vereist, passende waarborgen worden toegepast.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door toepassing van door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen en, indien noodzakelijk, aanvullende beschermingsmaatregelen.

14. Beveiliging en geheimhouding

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.

Wij houden daarbij rekening met de aard en gevoeligheid van de gegevens, de risico’s van de verwerking, de stand van de techniek en onze wettelijke en beroepsrechtelijke geheimhoudingsverplichtingen.

Wij maken gebruik van beveiligde bedrijfsomgevingen, toegangsbeveiliging en back-ups om de beschikbaarheid en integriteit van gegevens te beschermen.

Medewerkers en externe partijen die toegang hebben tot vertrouwelijke cliëntinformatie zijn gehouden aan toepasselijke geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen.

15. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaring noodzakelijk of wettelijk toegestaan is.

Voor de belangrijkste categorieën hanteren wij in beginsel de volgende termijnen:

Cliëntdossiers

Cliëntdossiers worden in beginsel zeven jaar na sluiting van het dossier bewaard. Een dossier of bepaalde gegevens daaruit kunnen langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een mogelijke of lopende rechtsvordering, een beroepsrechtelijke verplichting of een ander gerechtvaardigd doel.

Niet-aangenomen zaken en intakes

Persoonsgegevens van personen van wie wij besluiten de zaak niet in behandeling te nemen, worden in beginsel uiterlijk één maand na dat besluit uit de actieve systemen verwijderd, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een klacht, een geschil of een andere gerechtvaardigde reden.

Sollicitanten

Gegevens van sollicitanten worden in beginsel uiterlijk één maand na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd. Met toestemming van de sollicitant kunnen wij gegevens maximaal één jaar bewaren om de sollicitant voor toekomstige vacatures te kunnen benaderen.

Financiële en administratieve gegevens

Gegevens waarvoor een wettelijke fiscale of administratieve bewaarplicht geldt, worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard.

Back-ups

Gegevens die uit onze actieve systemen zijn verwijderd, kunnen gedurende een beperkte periode nog voorkomen in beveiligde back-ups. Back-ups worden volgens onze reguliere back-upcyclus overschreven. Zij worden uitsluitend gebruikt voor herstel en continuïteit van onze systemen en niet om verwijderde persoonsgegevens opnieuw voor reguliere doeleinden in gebruik te nemen.

16. Uw rechten

Voor zover de AVG daarop van toepassing is, heeft u onder meer het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen;
• onder bepaalde omstandigheden persoonsgegevens te laten verwijderen;
• onder bepaalde omstandigheden de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• onder bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens te laten overdragen;
• een gegeven toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht of gerechtigd zijn bepaalde gegevens te blijven bewaren in verband met onze wettelijke verplichtingen, geheimhoudingsplicht, de belangen van andere betrokkenen of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

17. Uitoefenen van uw rechten

Een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u sturen naar info@letseldirect.nl.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs wanneer uw identiteit op een minder ingrijpende manier kan worden vastgesteld.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Indien de AVG dit toestaat, kan deze termijn worden verlengd. Wij informeren u wanneer daarvan sprake is.

18. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites maken gebruik van functionele, analytische en, na toestemming voor zover die vereist is, marketing- en trackingtechnologieën.

Wij maken onder meer gebruik van:

• Google Analytics 4;
• Google Ads;
• Meta Pixel;
• Microsoft Ads;
• Hotjar.

Functionele cookies en andere strikt noodzakelijke technieken kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Analytische, marketing- en trackingtechnologieën waarvoor toestemming vereist is, worden pas geactiveerd nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.

Via de cookie-instellingen op onze websites kunt u uw voorkeuren beheren en een eerder gegeven toestemming intrekken.

De betreffende externe aanbieders kunnen daarbij gegevens verwerken zoals uw IP-adres, apparaat- en browsergegevens en informatie over het gebruik van onze website.

19. Contact- en intakeformulieren

Onze websites maken onder meer gebruik van Gravity Forms voor contact- en intakeformulieren. Voor uitgebreidere digitale formulieren kan tevens Fillout worden gebruikt.

De via deze formulieren verstrekte gegevens worden gebruikt om contact met u op te nemen, uw aanvraag of intake te beoordelen en, indien een zaak wordt aangenomen, onze dienstverlening uit te voeren.

Afhankelijk van het formulier kunnen daarbij ook gevoelige of bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt.

20. Websites en diensten van derden

Onze websites kunnen verwijzingen bevatten naar websites of diensten van derden. Wanneer u een website of dienst van een derde bezoekt, kan de privacyverklaring van die derde van toepassing zijn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door onafhankelijke derden.

21. Klachten

Wanneer u vragen of klachten heeft over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via info@letseldirect.nl.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen, wet- en regelgeving of andere relevante omstandigheden veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze websites.

23. Contactgegevens

Advocatenkantoor Quindt B.V.
mede handelend onder Letseldirect Advocaten, Letseldirect en Zuid Letselschade
Jan Campertstraat 9
6416 SG Heerlen
Telefoon: 085-0606999
E-mail: info@letseldirect.nl

Websites:
www.letseldirect.nl
www.zuid-letselschade.nl

Letselschade advocaat

Overige informatie

Volg ons op sociale media